Politique de confidentialité



Code de protection de la vie privée de la LPRPDE

Pour répondre aux inquiétudes relatives à la protection de la vie privée des Canadiens, le gouvernement fédéral a adopté la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). L’objectif de la LPRPDE vise à réglementer, de façon générale, la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels dans le secteur privé.

Cette loi établit des règles et des principes relatifs à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels fondés sur les dix principes de protection de la vie privée élaborés par l’Association canadienne de normalisation (CSA). Ces principes reconnaissent que nous vivons à une époque où les renseignements commerciaux sont communiqués et diffusés par voie électronique. La Loi établit un équilibre entre les droits en matière de protection des renseignements personnels d’un individu et le besoin raisonnable des organisations de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels seulement aux fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

La LPRPDE exige que A.S.A.P. Sécurité offre les mêmes mesures de protection pour le respect de la vie privée et la confidentialité des renseignements. Nous avons toujours appliqué ces mesures à la fois sur une base facultative et obligatoire en vertu de la Loi sur les enquêteurs privés et les gardiens. Notre code de protection de la vie privée énonce ces principes en termes simples. Nous y expliquons les moyens utilisés pour assurer la protection de la vie privée et la confidentialité des renseignements que vous nous confiez. Les personnes qui veulent de plus amples informations ou qui désirent soumettre un problème peuvent communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels (CPRP) par courriel à info@asapsecured.com.


Le code de protection de la vie privée d’A.S.A.P. Sécurité

La protection de la confidentialité des renseignements personnels de nos clients a toujours tenu une place très importante dans le déroulement des activités d'A.S.A.P. Pour s’assurer de protéger la vie privée des entreprises et des individus, A.S.A.P. a adopté un code de protection. Ce code énonce les moyens utilisés pour recueillir les renseignements personnels concernant nos clients et les sujets sur lesquels nous enquêtons ainsi que les raisons pour lesquelles nous les utilisons. Les circonstances limitées où il pourrait s'avérer nécessaire ou obligatoire de les communiquer y sont également expliquées.

Définitions : « Renseignements personnels » désigne des renseignements qui permettent de vous identifier en tant qu’individu spécifique. Nous n’y retrouvons pas les renseignements généraux souvent inscrits dans un annuaire des entreprises ou téléphonique.  

Le terme « client » désigne un ancien utilisateur ou un utilisateur actuel de nos services d'enquête ou un agent autorisé d'une entreprise, d'une organisation ou un représentant desdites entreprise ou organisation.

Le « sujet » de l’enquête désigne une partie dont le client a légalement la responsabilité du mieux-être en milieu de travail, dont il doit assumer la supervision, et dont il a l’obligation d’assurer la protection et la sécurité.    

Renseignements personnels

Pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels, A.S.A.P. Sécurité doit considérer les éléments suivants :

• Déterminer les fins de la collecte.
• Obtenir le consentement pour la collecte.
• Limiter la collecte des renseignements personnels.
• Limiter l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels.
• Conserver des renseignements personnels exacts.
• Protéger les renseignements personnels.
• Faire preuve de transparence dans les pratiques en matière de protection de la vie privée.
• Permettre aux clients d’accéder à leurs renseignements personnels.
• Respecter les normes en matière de plaintes à l’égard du non-respect des principes.

À titre de client d’A.S.A.P. Sécurité, vous êtes en droit d’exiger, d’après les renseignements que vous nous fournissez ou que vous nous demandez, et les enquêtes effectuées à votre nom par A.S.A.P., que nous soyons responsables des renseignements personnels recueillis et utilisés en tant que votre organisme d’enquête désigné. Nous avons la responsabilité de conserver et de protéger tous les renseignements personnels recueillis lorsque nous en avons la gestion; y compris tous les renseignements personnels qu'il peut s’avérer nécessaire de communiquer à une tierce partie aux fins d’enquêtes, de traitement ou autres fonctions administratives. Pour assurer la confidentialité de vos renseignements personnels, nous avons établi des politiques et des procédures conformément à la LPRPDE. Nous avons désigné un agent de la protection de la vie privée qui a la responsabilité de s’assurer que nous demeurons conformes aux dix principes de protection de la vie privée énoncés par l’Association canadienne de normalisation (CSA). Si vous avez des questions ou demandes concernant la façon dont vos renseignements personnels sont conservés ou si vous voulez connaître les raisons pour lesquelles il peut s’avérer nécessaire de les communiquer aux autres, notre agent de la protection de la vie privée se fera un plaisir de vous informer et de vous expliquer nos politiques.


Déterminer les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués

Avant ou au moment de procéder à la collecte des renseignements, nous expliquons l’utilisation que nous comptons en faire. A.S.A.P. recueille les renseignements personnels uniquement pour les raisons suivantes :

• Offrir un service continu à nos clients.
• Effectuer des enquêtes, des recherches, de la surveillance et recueillir des éléments de preuve qui pourraient être exigés de droit en vertu des termes stipulés dans la Loi sur les enquêteurs privés et les gardiens (Ontario).
• Élaborer, améliorer, mettre sur le marché ou fournir des produits de formation des enquêteurs et des services spécialisés en matière de sécurité.
• Respecter les exigences réglementaires et prévues par la loi en vertu de la Loi sur les enquêteurs privés et les gardiens et des autres lois.

À moins que la loi ne l’exige, A.S.A.P. n’utilisera pas ou ne communiquera pas des renseignements personnels qui ont été obtenus sans le consentement du client. Les renseignements que nous fournit le client sont considérés protégés et ne peuvent être communiqués à quiconque autre que le client concerné sans avoir obtenu au préalable sa permission expresse ou implicite, par écrit. Seuls les renseignements pertinents à une enquête peuvent être transmis par A.S.A.P. au représentant autorisé du client sous forme verbale, écrite ou électronique. 

Lorsqu’il s’avère nécessaire de fournir des renseignements protégés à une tierce partie sous les auspices de la LPRPDE pour effectuer un service en vertu de la Loi sur les enquêteurs privés et les gardiens (Ontario), seuls les renseignements requis seront fournis à une tierce partie autorisée afin de vérifier ou d’assurer l’exactitude desdits renseignements. Tous les renseignements reçus par A.S.A.P. seront conservés et protégés et communiqués seulement au client autorisé ou si la loi l’exige.  

Limiter notre collecte des renseignements personnels

A.S.A.P. ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. En général, il s’agit de renseignements qui nous permettent d’effectuer des enquêtes éclairées et précises et d’analyser des situations spécifiques. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels d’autres sources, à savoir des personnes ou des établissements qui nous fournissent des renseignements relatifs à nos enquêtes.  

Dans certaines circonstances, nous devons recueillir des renseignements pour nous aider à examiner des réclamations non étayées par des pièces justificatives ou pour prouver ou réfuter des allégations relatives à un sujet d’enquête. Ces situations impliquent de faire appel à des personnes impartiales, réglementées et titulaires de permis, soient des enquêteurs, des entrepreneurs, et des experts en médecine légale ou des ingénieurs dont les compétences se prêtent au rassemblement de preuves. La collecte des renseignements personnels se fera toujours par des moyens licites et justes.  


Limiter l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Nous ne conserverons les renseignements personnels que le temps nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. A.S.A.P. peut avoir à communiquer les renseignements personnels aux organisations suivantes :

• Une entreprise ou des personnes concernées par la situation. Par exemple, une personne, une entreprise ou le personnel administratif susceptibles de gérer les renseignements personnels conformément à ces principes de protection de la vie privée.
• Les personnes ou les entreprises qui nous fournissent des services de soutien. Des personnes impartiales, titulaires de permis, par exemple des enquêteurs, des experts en médecine légale ou en incendie, des ingénieurs, et des entrepreneurs dont les compétences se prêtent au rassemblement de la preuve.
• Une entreprise ou des personnes employées par A.S.A.P. pour effectuer le traitement des données, la comptabilité, l’aspect actuariel ou les fonctions statistiques à notre nom.
• Une entreprise ou des personnes qui participent au développement, à l'amélioration, à la commercialisation ou à la distribution de nos produits et services d’enquête. Par exemple, un agent en commercialisation ou un représentant commercial.
• Un agent ou un organisme qui évalue la solvabilité ou qui collecte les comptes impayés. Par exemple, les distributeurs de crédit et les agences d’évaluation du crédit.
• Une autorité publique ou une personne désignée par une autorité publique, si les renseignements sont nécessaires pour vérifier la conformité ou s’il y a une infraction en vertu des lois établies par les gouvernements fédéral, provincial, municipal ou par le secteur privé ou des règlements en vigueur.
• Un organisme d’application de la loi, si notre client y consent ou si la loi ou une situation d’urgence l’exigent.  

A.S.A.P. ne fournit pas ou ne vend pas sa liste de clients à des entreprises de l’extérieur aux fins de commercialisation ou de sollicitation. Seuls les employés concernés ont « besoin de connaître » ou ceux dont les tâches nécessitent l’accès aux renseignements personnels de nos clients ou des sujets de l’enquête. Nous conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire ou pertinent pour les fins déterminées ou conformément à la loi. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées, ou qui n’ont pas à être conservés en vertu de la loi, sont détruits, effacés ou dépersonnalisés.


Conserver des renseignements personnels exacts

A.S.A.P. s’efforce de conserver les renseignements personnels de ses clients aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Il peut s’avérer nécessaire, de temps à autre, de confirmer ou de mettre à jour les renseignements personnels pour pouvoir vous contacter. Si vous avez des questions concernant l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels que nous avons recueillis ou conservés, n’hésitez pas à contacter notre agent de la protection de la vie privée. Si vous désirez mettre à jour certains éléments de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre personnel administratif ou votre représentant personnel.


Protection de vos renseignements personnels

A.S.A.P. prend des mesures pour protéger les renseignements personnels en ayant recours à des mécanismes de sécurité adaptés à la nature délicate des renseignements. Plus particulièrement, nous appliquons des mesures de sécurité strictes pour protéger les renseignements personnels contre les risques tels que la perte ou le vol, les pirates informatiques, la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction. A.S.A.P. protège vos renseignements personnels, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. Nous protégeons également les renseignements personnels que nous communiquons à une tierce partie par une entente contractuelle qui stipule la confidentialité des renseignements et les fins pour lesquelles ils doivent être utilisés. Nos employés qui ont accès aux renseignements personnels doivent, selon une condition d’embauche, respecter la confidentialité des renseignements personnels.


Transparence concernant nos pratiques de protection de la vie privée

A.S.A.P. exerce une politique de transparence en ce qui a trait aux procédures utilisées pour gérer les renseignements personnels. Nos politiques et nos pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels sont accessibles à nos clients sur demande. Nous assurons la transparence en vous fournissant les renseignements suivants :

• Les coordonnées de l’agent de protection de la vie privée qui doit s’assurer que nous respectons la politique.
• Le nom de la personne responsable des demandes de renseignements ou des plaintes.
• Les moyens pour accéder aux renseignements personnels que nous possédons.
• Une description du type de renseignements personnels que nous détenons, dont un aperçu général de leur utilisation.

A.S.A.P. rend accessibles les renseignements à ses clients pour les aider à faire des choix éclairés relativement à l’utilisation de leurs renseignements personnels.


Accès aux renseignements personnels par le client

A.S.A.P. informe ses clients de l’existence, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels recueillis après en avoir fait la demande et leur en permet l’accès. Nos clients peuvent contester ou corriger l’exactitude et l’intégralité de leurs renseignements personnels et y faire apporter les corrections appropriées.  

Lorsqu’une demande est faite par écrit, nous vous informerons, dans un délai raisonnable, de l’existence, de l’utilisation, de la communication de vos renseignements personnels, et il vous sera alors possible de consulter ces renseignements. Dans certains cas, il nous sera impossible de vous donner accès à tous les renseignements personnels que nous possédons.

Ces exceptions peuvent comprendre le coût exorbitant de la fourniture de l'information, le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d'autres personnes, l'existence de raisons d'ordre juridique, de raisons de sécurité ou de raisons d'ordre commercial exclusives et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d'une procédure de nature judiciaire, ou en certaines circonstances, le fait que les renseignements sont de nature médicale ou que les renseignements requis proviennent d’une source de renseignements confidentielle. Si c'est le cas, le client sera informé, sur demande, des raisons pour lesquelles on lui refuse l’accès aux renseignements. Les clients peuvent obtenir l’information ou demander l’accès à leur dossier individuel en contactant notre chef de la protection des renseignements personnels à notre bureau de Milton.


Plainte à l’égard du non-respect des principes

Un client a le droit de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci‑dessus en communiquant avec l’agent de protection de la vie privée responsable de les faire respecter au sein de notre organisme.   

A.S.A.P. établit des procédures sévères pour recevoir l’ensemble des plaintes et des demandes de renseignements de ses clients concernant sa gestion des renseignements personnels et pour y donner suite. Nous informons nos clients de nos pratiques en matière de protection de la vie privée et des procédures à suivre relatives aux plaintes, s’il y a lieu. Notre agent de protection de la vie privée examinera toutes les plaintes concernant le non-respect de la politique de confidentialité. Si une plainte s'avère fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris la modification de nos politiques et de nos procédures. Certaines circonstances peuvent exiger que notre agent de protection de la vie privée, qui a la responsabilité de faire respecter notre politique de confidentialité, consulte un avocat avant de prendre sa décision.

Pour de plus amples informations, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels à info@asapsecured.com.